Informativa resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal Decreto Legislativo 10 agosto 2018, n. 101.
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato in relazione al sito, all’applicazione e ai servizi cloud FatturaCerta. Le informazioni relative ai trattamenti effettuati direttamente dall’Organizzazione cliente sui dati dei propri clienti restano di competenza dell’Organizzazione stessa, che deve fornire agli interessati la propria informativa privacy.
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati personali trattati per la gestione del sito, dell’account, dell’abbonamento e dei rapporti con il cliente è:
EVM System S.r.l.s.
Corso A. Rosmini, 80
38068 Rovereto (TN), Italia
C.F. / P.IVA: IT02618410225
E-mail:
evmsystem.it@gmail.com
Il numero di telefono non viene pubblicato. Per qualsiasi comunicazione relativa alla protezione dei dati personali è possibile utilizzare l’indirizzo e-mail sopra indicato.
Il titolare non ha nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone, allo stato, i presupposti di legge. Qualora tale figura venga nominata in futuro, i relativi dati di contatto saranno pubblicati nella versione aggiornata della presente informativa.
2. Ruoli privacy relativi ai dati dell’Organizzazione
Per i dati necessari alla gestione del rapporto contrattuale con il cliente, inclusi dati dell’account, dati di fatturazione, utenti autorizzati, log di sicurezza e comunicazioni con il supporto, EVM System S.r.l.s. agisce in qualità di titolare del trattamento.
Per i dati personali contenuti nelle anagrafiche, nelle fatture, nei documenti e nelle comunicazioni dell’Organizzazione, l’Organizzazione cliente agisce generalmente in qualità di titolare del trattamento. In tali casi, EVM System S.r.l.s. tratta i dati per conto dell’Organizzazione e può agire in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, sulla base di un apposito accordo sul trattamento dei dati o di clausole contrattuali equivalenti.
L’Organizzazione cliente resta responsabile della determinazione delle finalità e dei mezzi del trattamento, della scelta dei destinatari, della corretta configurazione delle comunicazioni e dell’esistenza di una base giuridica per il trattamento dei dati dei propri clienti.
3. Categorie di dati personali
In relazione alle finalità indicate nella presente informativa possono essere trattate le seguenti categorie di dati:
- dati identificativi e di contatto dell’utente, quali nome, cognome, indirizzo e-mail e, se forniti, numero di telefono;
- dati relativi all’account, quali ruolo, organizzazione di appartenenza, lingua, preferenze e stato dell’account;
- credenziali di accesso, trattate secondo misure di sicurezza appropriate;
- dati dell’Organizzazione, quali ragione sociale, partita IVA, codice fiscale e dati di fatturazione;
- dati relativi all’abbonamento, al piano, ai moduli attivati e alla fatturazione;
- dati tecnici e di sicurezza, quali indirizzo IP, user-agent, data e ora di accesso, eventi di autenticazione e informazioni sugli errori;
- dati relativi alle integrazioni attivate, quali identificativi tecnici, stati di sincronizzazione, token e autorizzazioni, trattati con modalità di protezione adeguate;
- dati contenuti nelle fatture, nelle anagrafiche e nei documenti sincronizzati dall’Organizzazione tramite i sistemi collegati;
- identificativi Telegram, tra cui chat ID, username, nome visualizzato, messaggi, comandi e dati relativi all’interazione con il bot, quando il canale Telegram è attivo;
- dati relativi alle comunicazioni inviate, inclusi destinatario, data, ora, canale, stato di invio, eventuali errori e riferimenti tecnici;
- dati relativi ai pagamenti dell’abbonamento, quali stato della transazione, identificativo dell’operazione e informazioni fornite dal prestatore di pagamento. I dati completi della carta non vengono memorizzati da FatturaCerta;
- dati forniti nelle richieste di assistenza e nelle comunicazioni con il titolare.
La piattaforma non richiede l’inserimento di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’articolo 9 del GDPR. L’utente non deve inserire nei messaggi, nelle fatture o nei campi liberi dati non necessari, inclusi dati relativi alla salute, dati biometrici, dati giudiziari o dati di minori, salvo che ciò sia strettamente necessario e avvenga sotto la responsabilità dell’Organizzazione cliente.
4. Finalità e basi giuridiche
- Esecuzione del contratto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR: creazione e gestione dell’account, fornitura della piattaforma, gestione dell’abbonamento, sincronizzazione delle integrazioni, invio delle comunicazioni richieste e assistenza;
- Adempimento di obblighi di legge ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera c), del GDPR: fatturazione, contabilità, adempimenti fiscali, gestione delle richieste delle autorità e conservazione della documentazione obbligatoria;
- Legittimo interesse ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del GDPR: sicurezza della piattaforma, prevenzione di frodi e abusi, gestione degli incidenti, controllo degli accessi, rate limiting, continuità operativa, difesa dei diritti del titolare e miglioramento del servizio in forma aggregata o non direttamente identificativa;
- Consenso ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), del GDPR, quando richiesto: eventuali comunicazioni promozionali o altri trattamenti facoltativi non necessari all’esecuzione del contratto.
Le comunicazioni relative a fatture, scadenze, pagamenti, sicurezza, account, assistenza e funzionamento del servizio sono comunicazioni di servizio e non costituiscono comunicazioni promozionali. Eventuali comunicazioni di marketing saranno soggette ai requisiti e alle modalità di opposizione previsti dalla normativa applicabile.
5. Trattamenti tramite Telegram
Se l’Organizzazione attiva il modulo Telegram, la piattaforma può trattare gli identificativi del destinatario, i dati necessari alla consegna, i comandi, le richieste e le comunicazioni scambiate tramite il bot.
Il canale Telegram viene utilizzato sulla base della configurazione effettuata dall’Organizzazione e delle interazioni dell’utente con il bot. L’utente può interrompere l’interazione con il bot secondo le funzionalità disponibili in Telegram e può rivolgersi all’Organizzazione per la gestione delle proprie preferenze e dei dati trattati per suo conto.
6. ReCAPTCHA e strumenti di sicurezza
Qualora sia attivato, Google reCAPTCHA può essere utilizzato per proteggere registrazione, accesso e altre funzioni da abusi automatizzati. L’utilizzo di tale servizio può comportare il trattamento di dati tecnici da parte di Google secondo la relativa documentazione e informativa.
Se reCAPTCHA non è attivo, il relativo trattamento non viene effettuato. Le informazioni aggiornate sugli strumenti utilizzati sono disponibili anche nell’Informativa cookie.
7. Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati necessari alla registrazione, alla gestione dell’account, alla fatturazione e alla fornitura del servizio è necessario per concludere ed eseguire il contratto. Il mancato conferimento può impedire l’attivazione o l’utilizzo della Piattaforma.
Il conferimento dei dati relativi a una specifica integrazione è necessario solo quando l’Organizzazione decide di attivare tale integrazione. Il conferimento dei dati per comunicazioni promozionali è facoltativo e il mancato consenso non impedisce l’utilizzo del servizio.
8. Modalità del trattamento
I dati sono trattati con strumenti elettronici e, ove necessario, cartacei, secondo principi di correttezza, liceità, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.
Sono adottate misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi, tra cui autenticazione degli utenti, gestione dei ruoli, segregazione dei dati tra le organizzazioni, connessioni protette, controllo degli accessi, registrazione degli eventi rilevanti e procedure di backup e ripristino, secondo le caratteristiche del servizio.
9. Destinatari dei dati
I dati possono essere comunicati o resi accessibili, nei limiti necessari alle finalità indicate, alle seguenti categorie di destinatari:
- fornitori di hosting, infrastruttura cloud, database, backup e sicurezza;
- fornitori di servizi tecnici necessari alla gestione della piattaforma;
- fornitori delle integrazioni attivate dall’Organizzazione, inclusi software contabili e sistemi di fatturazione;
- Telegram, quando l’Organizzazione attiva il relativo canale e invia o riceve comunicazioni tramite il bot;
- SumUp o altro prestatore di pagamento scelto per la gestione dell’abbonamento;
- Google, se sono attivati servizi Google come reCAPTCHA o se le comunicazioni avvengono tramite servizi di posta Google;
- consulenti contabili, fiscali, legali e tecnici vincolati da obblighi di riservatezza;
- autorità pubbliche o soggetti legittimati, quando previsto dalla legge o necessario per la tutela dei diritti del titolare.
I soggetti che trattano dati per conto di EVM System S.r.l.s. sono selezionati tenendo conto delle garanzie richieste dalla normativa applicabile e, quando necessario, sono formalmente designati responsabili del trattamento.
10. Trasferimenti verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo
Alcuni fornitori tecnici o canali di comunicazione possono trattare dati in Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo o consentire accessi da tali Paesi.
Quando necessario, tali trasferimenti sono effettuati sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, di garanzie adeguate ai sensi degli articoli 46 e seguenti del GDPR, oppure di una specifica deroga prevista dall’articolo 49 del GDPR, ove applicabile.
I dettagli sui fornitori, sui Paesi coinvolti e sulle garanzie applicabili possono dipendere dalle integrazioni e dai servizi attivati. L’Organizzazione deve informare i propri clienti, quando richiesto, dell’utilizzo dei canali e dei fornitori scelti per la comunicazione.
11. Periodi di conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per le quali sono stati raccolti e, successivamente, per il periodo richiesto da obblighi di legge, dalla gestione di contestazioni o dalla tutela dei diritti del titolare.
- dati dell’account e dell’Organizzazione: per la durata del rapporto e per il periodo successivo necessario alla gestione di obblighi, contestazioni e sicurezza;
- dati di fatturazione e documentazione contabile: per il periodo previsto dalla normativa civile e fiscale applicabile;
- dati delle integrazioni: per la durata dell’attivazione e per il tempo necessario alla disattivazione, alla sicurezza e alla gestione di eventuali obblighi o contestazioni;
- log tecnici e di sicurezza: per un periodo proporzionato alle finalità di sicurezza, prevenzione degli abusi e difesa dei diritti;
- registro dei messaggi: secondo le impostazioni di conservazione della Piattaforma, il piano attivato e gli obblighi applicabili;
- dati trattati per comunicazioni promozionali: fino alla revoca del consenso o all’opposizione, salvo ulteriore conservazione necessaria per dimostrare il rispetto degli obblighi di legge.
I periodi effettivi possono variare in base alla categoria di dati, alla natura del rapporto, alle istruzioni dell’Organizzazione e agli obblighi applicabili.
12. Diritti dell’interessato
Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare il diritto di:
- ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali;
- accedere ai dati personali e alle informazioni previste dall’articolo 15;
- chiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione dei dati incompleti;
- chiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dall’articolo 17;
- chiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’articolo 18;
- ricevere i dati in formato strutturato e trasmetterli ad altro titolare, quando applicabile;
- opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse;
- revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
Per esercitare i diritti è possibile scrivere a evmsystem.it@gmail.com. La richiesta deve contenere informazioni sufficienti per consentire l’identificazione dell’interessato e la gestione della richiesta.
Quando la richiesta riguarda dati trattati per conto dell’Organizzazione cliente, EVM System S.r.l.s. può inoltrare la richiesta all’Organizzazione titolare o chiedere all’interessato di rivolgersi direttamente ad essa, secondo quanto previsto dall’accordo sul trattamento e dalla normativa applicabile.
13. Reclamo all’autorità di controllo
Fatta salva ogni altra azione amministrativa o giudiziaria, l’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati violi il GDPR può proporre reclamo all’autorità di controllo competente, in particolare al Garante per la protezione dei dati personali:
Piazza Venezia 11
00187 Roma, Italia
www.garanteprivacy.it
14. Processo decisionale automatizzato
La Piattaforma non effettua, sulla base dei dati personali, un processo decisionale automatizzato destinato a produrre effetti giuridici o effetti analogamente significativi sull’interessato ai sensi dell’articolo 22 del GDPR.
Alcune funzioni tecniche possono essere eseguite automaticamente, tra cui la sincronizzazione dei dati, l’applicazione delle regole configurate, l’invio dei messaggi, la gestione dei limiti di piano, il rilevamento di anomalie tecniche e la verifica dell’esito di un pagamento. Tali operazioni non costituiscono, di per sé, una decisione automatizzata con effetti giuridici sull’interessato.
15. Minori
Il servizio è destinato a professionisti, imprese e utenti autorizzati e non è rivolto ai minori di diciotto anni. Qualora vengano trattati dati di minori all’interno dei contenuti dell’Organizzazione, la responsabilità della liceità del trattamento e della relativa informativa resta dell’Organizzazione cliente.
16. Aggiornamenti dell’informativa
La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche normative, nuove funzionalità, nuove integrazioni o variazioni delle modalità di trattamento. La data indicata in cima alla pagina identifica la versione vigente.
Per informazioni sui cookie e sugli eventuali strumenti di tracciamento è possibile consultare l’Informativa cookie.
17. Contatti
Per domande relative al trattamento dei dati personali o per esercitare i diritti previsti dalla normativa:
EVM System S.r.l.s.
Corso A. Rosmini, 80
38068 Rovereto (TN), Italia
C.F. / P.IVA: IT02618410225
E-mail:
evmsystem.it@gmail.com